Gastblog door: Bastiaan Vos (Adviseur financiën en bedrijfsvoering bij BMC)
Gemeenten die er voor kiezen om open (financiële) data te publiceren, moeten streven naar maximale bruikbaarheid van deze informatie. Open financiële data op IV-3 (kwartaal)basis is daarbij een mooi begin, maar de mogelijkheden voor gemeenten zijn vele malen groter. Dat vraagt een omslag in het denken over planning en control (P&C) binnen gemeenten.
Het gebruik van IV-3 cijfers kan daarbij verwarrend zijn. Deze cijfers geven een ander beeld dan de cijfers in de programmabegroting of tussenrapportages. IV-3 is gedetailleerder, maar mist de context die in de gemeentelijk P&C-producties wel duidelijk naar voren komt. Ook is niet altijd duidelijk wat er binnen de specifieke IV-3 categorieën valt en ontbreekt voor sommige categorieën een heldere toelichting.
Gemeenten die meer uit hun open financiële data willen (laten) halen, moeten daarom nadenken over hoe ze deze open data naast of in plaats van hun P&C in willen zetten. Ik zie daarvoor grofweg 3 scenario’s.
Scenario 1 – open financiële data alleen gebruiken voor de benchmark
In deze gemeente zijn de financiële data alleen bedoeld voor analyse, benchmark en vergelijking. De bestuurlijke rapportagemomenten blijven zoals ze zijn, en de open cijfers zijn extra ter historische vergelijking met andere gemeenten. Nadeel hiervan is dat in sommige gevallen de gemeente in een reactieve positie terecht kan komen. Zeker wanneer mensen zelf aan het rekenen gaan, kan dit leiden tot vragen en een onduidelijk financieel beeld. Ook ontbreekt de toelichting op de IV-3 cijfers, waardoor ze veel aan zeggingskracht verliezen.
Scenario 2 – alleen de begroting en realisatie op jaarbasis communiceren
Een andere oplossing is om alleen de IV-3 begrotingscijfers en jaarlijkse realisatiecijfers te communiceren en de kwartaalbasis los te laten. Dit zorgt voor weinig verstoring met andere producten uit P&C-cyclus en biedt nog steeds ruimte om te vergelijken met andere gemeenten. Dat klinkt handig, maar botst met de gedachte achter open data. De jaarrealisatie is pas beschikbaar op het moment dat de volledige, integrale, IV-3 aangifte beschikbaar is. Dat zorgt voor vertraging. Ook is kostenontwikkeling door het jaar heen slecht zichtbaar en is in dit scenario realtime een illusie.
Scenario 3 – open data een betere plek geven in de P&C cyclus
De meest complexe oplossing. Maar in het licht van transparantie en inzicht ook de meest interessante. Deze keuze betekent op een veel actievere manier vorm geven aan de informatie- en verantwoordingsplicht en daarvoor de begroting op een ander vergelijkbaar niveau inrichten.
IV-3 hoeft daarbij niet leidend te zijn, maar kan aangevuld of vervangen worden. Een nieuwe standaard set van (financiële) indicatoren en producten, vast te stellen met de vernieuwing van het BBV, kan leiden tot een veel grotere vergelijkbaarheid en betere informatiekwaliteit.
De indeling van de programma’s, waar gemeenten graag zelf invulling aan geven, blijft daarbij vanzelfsprekend een keuze van de raad. De bouwstenen waarmee je dat programma opbouwt, die zouden dan juist onderling goed en snel vergelijkbaar moeten zijn.
Integratie open data vraagt tijd… en aandacht
Om open financiële data nu al een goede plek te geven in de gemeentelijke P&C cyclus, is het nodig koers te bepalen en minstens antwoord te geven op vragen als: ‘Wat is de meerwaarde van open financiële data voor onze gemeentelijke organisatie en het politieke besluitvormingsproces?’ ‘Willen we een koppeling tot stand brengen tussen de IV-3 cijfers en de P&C-cyclus?’
Juist in de verdere digitalisering en automatisering van gemeentelijke begrotings- en verantwoordingsprocessen, kan open data helpen bij het beter begrijpelijk maken van informatie. BMC Evolve, een begrotingsapp bedoeld om de begroting eenvoudig, aantrekkelijk en uiteindelijk zelfs realtime te maken, is daar een mooi voorbeeld van.
Deze app zou nog meer waardevolle informatie kunnen bevatten als de financiële indicatoren en eventuele andere indicatoren direct vergelijkbaar zijn met andere gemeenten. Realtime is daarbij de uiteindelijke droom. Dat is mogelijk, maar dan moeten we nog een stevige slag maken in het standaardiseren van informatie en het ontsluiten van deze informatie. Daar ligt een mooi uitdaging voor de komende jaren.
